Assistenz (m/w/d) im Direktorium

Das GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel ist eine von der Bundesrepublik Deutschland (90%) und dem Land Schleswig-Holstein (10%) gemeinsam finanzierte Stiftung des öffentlichen Rechts. Es gehört zu den international führenden Einrichtungen auf dem Gebiet der Meeresforschung.

Durch unsere Forschung und unser Engagement im Transfer von Wissen und Technologie tragen wir maßgeblich zum Erhalt der Funktion und zum Schutz des Ozeans für kommende Generationen bei. In den Büros der Direktoren werden viele wichtige Themen des GEOMAR vorbereitet, unterstützt und organisiert. Sie bilden die Schnittstelle zwischen dem Direktorium und den unterschiedlichen Bereichen des Zentrums sowie externen Organisationen und Partnern. Zur administrativen und koordinierenden Unterstützung unserer Direktoren suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz im Direktorium (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Sie koordinieren, unterstützen und begleiten die Geschäftsabläufe innerhalb des Direktoriums und fungieren als Ansprechperson für in- und externe Anfragen. Zu Ihren Aufgaben dieser vertrauensvollen Position gehören u.a.:

• Erstellung von Geschäftskorrespondenz in deutscher und englischer Sprache, einschließlich der erforderlichen Recherchen
• Terminabstimmung und -überwachung
• Büroorganisation und Planung von Abläufen in enger Abstimmung mit den Kolleg:innen
• Organisatorische Vorbereitung und Betreuung von Gesprächs- und Sitzungsterminen inkl. der Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen in enger Abstimmung mit den jeweiligen Personen
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen

Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Fremdsprachenkorrespondenten-Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich
• sicherer Umgang mit gängiger Bürokommunikationssoftware und Videokonferenzsystemen
• fließende deutsche und sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (bitte mit Nachweis mindestens B2)

Von Vorteil sind außerdem:

• Hohes Maß an Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit
• sorgfältiger Arbeitsstil sowie eine strukturierte, systematische Arbeitsweise und ein gutes Organisationsgeschick
• Berufliche Erfahrung im Umgang mit Aufgabenmanagementtools

An einem Arbeitsplatz, direkt an der Kieler Förde mit vielen Freizeit- und Erholungsmöglichkeiten bieten wir Ihnen:

• Gute Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Wir bieten u.a. die Möglichkeit des mobilen Arbeitens und der individuellen Arbeitszeitgestaltung in Absprache mit der Vorgesetzten, Ferienkurse für die Kinder unserer Mitarbeitenden sowie eine gute Unterstützung bei der Suche nach einem Krippenplatz am Standort Kiel
• Unterstützungsangebote für berufliche und persönliche Lebenssituationen
• Tätigkeit im Umfeld der Meeres- und Klimaforschung, einem zukunftsweisenden Bereich mit gesellschaftlicher Bedeutung
• 30 Urlaubstage und zusätzlich arbeitsfrei an Weihnachten und Silvester
• Betriebliche Altersvorsorge und vermögenwirksame Leistungen

Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Die Position ist unbefristet zu besetzen. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund).

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit entspricht einer Vollzeitbeschäftigung. Teilzeitbeschäftigung ist im Rahmen geeigneter Arbeitszeitmodelle grundsätzlich möglich. Um eine durchgängige Erreichbarkeit und eine verlässliche Auskunftsfähigkeit für die zu bearbeitenden Themen zu gewährleisten, ist dabei insgesamt eine ganztägige Besetzung der Position notwendig.

Das GEOMAR hat sich die Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt. Das GEOMAR setzt sich für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen ein. Daher werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bitte senden Sie Ihre vollständigen, aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 03. Dezember 2023 über unser Bewerbungsportal unter folgendem Link:

Online Bewerbung

Rückfragen zum Stand des Verfahrens nehmen wir unter Angabe des Kennwortes „Assistenz_Direktorium2024“ per E-Mail unter tnienass@geomar.de entgegen.

Weitere Informationen zum GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel bzw. der Helmholtz-Gemeinschaft finden Sie unter www.geomar.de oder www.helmholtz.de.

Das GEOMAR bekennt sich zu einer objektiven und diskriminierungsfreien Auswahl. Unsere Ausschreibungen richten sich daher an alle Menschen. Wir verzichten ausdrücklich auf die Vorlage von Bewerbungsfotos.

Das GEOMAR trägt das TOTAL E-QUALITY Prädikat für das Engagement zur beruflichen Chancengleichheit von Frauen und Männern.