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Mitarbeiter*in als Assistenz (d/m/w) unserer Fachbereiche

Zur Verstärkung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine*n

Mitarbeiter*in als Assistenz (d/m/w) unserer Fachbereiche
(Entgeltgruppe 6 TVöD)

in Vollzeit mit 39 Wochenstunden oder Teilzeit mit mind. 30 Stunden.

Ihr Aufgabengebiet beinhaltet unter anderem:
das Büromanagement, d. h.:

  • enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachbereichs- und den Teamleitungen
  • Entlastung und Unterstützung von administrativen und organisatorischen
  • verwaltungsinternen Angelegenheiten
  • eigenverantwortliche Abwicklung von alltäglichen administrativen Aufgaben
  • digitale Ablage sämtlicher Informationen und Kommunikation
  • Verantwortung für z. B. die Entgegennahme und ggf. das Weiterleiten von telefonischen Anfragen, Kalenderführung, Terminplanung, Terminkoordination und Wiedervorlagen
  • Bearbeiten der eingehenden und ausgehenden Post sowie die Materialverwaltung
  • Sicherstellung des Informationsflusses über alle Hierarchieebenen
  • Planung und Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungen, Sitzungen und Besprechungen
  • Erledigung weiterer administrativer Aufgaben wie z. B. die Rechnungsbearbeitung

die Fachassistenz, d. h.:

  • Vorbereitung von Vorgängen (Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen, Erstellen von Grafiken und Präsentationen) nach Vorgabe
  • Vorbereitung von Beschluss- und Mitteilungsvorlagen sowie von Protokollen für politische Gremien und Protokolle
  • Aufgabenerledigung auf Weisung der/des Vorgesetzen

Ihr Profil:

  • erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten
  • alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als
  • Rechtsanwaltsfachangestellte*r, Kaufleute für Bürokommunikation, Groß- und Außenhandels- oder Industriekaufleute mit einjähriger Berufserfahrung
  • Grundvoraussetzung: Freude am Umgang mit Menschen – idealerweise ein*e motivierte*r, kommunikativer Teamplayer (d/m/w) mit eigenverantwortlicher, selbstständiger Arbeitsweise
  • gute EDV-Kenntnisse in den Standard-Office-Anwendungen
  • überdurchschnittliches Organisationsgeschick und gute Auffassungsaufgabe
  • ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
  • absolut vertrauliche Umgang mit Daten
  • Kenntnisse der Datenschutzgrundlagen von Vorteil 

Wir bieten Ihnen:

  • Eine interessante, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten und zielorientierten Team
  • Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre und eine moderne IT-Infrastruktur
  • Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Flexible und familienfreundliche Arbeitszeit- und Arbeitsorganisationsmodelle
  • Die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen sowie eine betriebliche Altersversorgung
  • Einen Arbeitsplatz in modernen, hellen Büroräumen
  • Kostenlose Parkmöglichkeiten
  • Die Möglichkeit eines Dienstrads „JobRad“ (auch E-Bike)
  • Eine krisensichere Beschäftigung mit tarifgerechter und leistungsorientierter Bezahlung
  • Es besteht eine Dienstvereinbarung über Telearbeit/Homeoffice

Die Anzahl der zu besetzenden Stellen kann sich im Laufe des Verfahrens erhöhen.

Wir freuen uns über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Weltanschauung, Religion, Alter oder Behinderung der Bewerber*innen sowie deren Familienaufgaben. Schwerbehinderte
Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen reichen Sie bitte bis zum 26.02.2022 ausschließlich über das Onlinebewerbungsformular auf www.uetze.de ein.

Für einen vertraulichen Erstkontakt und weitere Auskünfte steht Ihnen die zuständige Teamleitung Personal Frau Andrea Grobe (05173 970-111) sowie im Team Personal Frau Diener (05173 970-133) gern zur Verfügung....

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Teilzeit

Veröffentlicht am 02.05.2023

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