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Mitarbeiter*in im Büromanagement im Otto Diels-Institut für Organische Chemie

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist das wissenschaftliche Zentrum Schleswig-Holsteins. Mehr als 2.000 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und rund 450 Professuren bilden ca. 27.000 Studierende aus. Insgesamt beschäftigt die CAU rund 3.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist eine der größten Arbeitgeberinnen der Region.

Das Otto Diels-Institut für Organische Chemie der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt auf Dauer eine*n

Mitarbeiter*in im Büromanagement

Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der tariflichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 6 TV-L. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit entspricht der einer Vollbeschäftigung (z. Zt. 38,7 Stunden).

Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an der größten Hochschule des Landes Schleswig-Holstein in einer Stadt mit hoher Lebensqualität. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir Ihnen durch unsere flexiblen Elemente der Arbeitszeitgestaltung sehr gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Teilzeitbeschäftigung (50 %) sowie die Teilnahme an den vielfältigen Fort- und Weiterbildungen der Universität sowie am Campus-Leben sind grundsätzlich möglich. Wir suchen eine „gute Seele“ für das Geschäftszimmer unseres Instituts, die alle Belange und Statusgruppen des Institutsbetriebes organisieren hilft.

Ihr Aufgabengebiet:

Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben für zwei Lehrstühle incl. Rechnungsführung von Drittmitteln und Vorbereitung von Anträgen (zu 50 %) sowie die Organisation und Sicherstellung der Geschäfts- und Verwaltungsabläufe (Leitung des Geschäftszimmers zu 50 %).

Insbesondere gehören zu Ihren Tätigkeiten:

  • Empfang des Publikumsverkehrs am Institut mit Externen sowie Institutsangehörigen und Studierenden,
  • Fachbereichs- und fakultätsinterne Kommunikation sowie Zusammenarbeit mit der zentralen Hochschulverwaltung in unterschiedlichen Aufgabenbereichen,
  • Telefon-, Brief- und E-Mail-Korrespondenz in Deutscher und Englischer Sprache,
  • Administrative Unterstützung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten, Tagungen, der Lehre incl. Institutskolloquium und Studierenden-Praktik
  • Terminplanung (Urlaube, Vorlesungen, UnivIS) und Raumorganisation am Institut
  • Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen
  • Unterstützung bei Paketannahmen und -sendungen und der Chemikalienbeschaffung
  • Büromittelbeschaffung und -verteilung

Ihr Profil:

  • Eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens dreijährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU. Das Beschäftigungsverhältnis muss zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen.
  • Mehrjährige Berufserfahrung in den genannten Aufgabenbereichen wird vorausgesetzt.
  • Sichere EDV-Kenntnisse, sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von MS Office (Adobe Acrobat, Excel)
  • Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Ausgeprägte Kommunikations- und sehr gute Ausdrucksfähigkeit
  • Geschick in der Führung eines Sekretariats
  • Teamfähigkeit und Freude an kollegialem Multitasking
  • Belastbarkeit in Zeiten hohen Arbeitsaufkommens
  • Sehr gutes Organisationstalent, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
  • Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen und zu setzen
  • Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Wünschenswert sind Erfahrungen in einer Forschungsumgebung, in der Hochschulverwaltung und mit dem Studierendenbetrieb.

Wir bieten:

  • einen sehr gut ausgestatteten und schönen Arbeitsplatz im Herzen des Otto Diels-Instituts und eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten und kollegialen Team.
  • Ihre Tätigkeit entfalten Sie in einem innovativen lebendigen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten.
  • eine tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr sowie eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber.
  • Mitarbeiterkonditionen in diversen Einrichtungen (u. a. Mensa, Hochschulsport, Jobticket).
  • Sie arbeiten in einem universitären Umfeld mit lebendiger, internationaler Atmosphäre, zahlreichen Veranstaltungen, Weiterbildungs- und Beratungsmöglichkeiten sowie Sport- und Gesundheitsangeboten und an einer Hochschule, die seit 2002 das Qualitätssiegel „audit familiengerechte hochschule“ trägt.
  • Sie haben täglich mit verschiedensten Kolleg*innen, Professor*innen, wissenschaftlichen und technischen Mitarbeiter*innen sowie den Studierenden der Universität zu tun.
  • einen unbefristeten und zukunftssicheren Arbeitsplatz beim Land, in einer kulturell lebendigen Stadt am Meer und eine abwechslungsreiche, grüne Landschaft, die eine Fülle von Freizeitmöglichkeiten bietet.

Die Hochschule setzt sich für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen ein. Daher werden schwerbehinderte Bewerber*innen und ihnen Gleichgestellte bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann senden Sie uns Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen per E-Mail bitte bis zum 03. Juli 2022 an office@oc.uni-kiel.de.

Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, hiervon abzusehen....

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Kiel
Vollzeit
Abgeschlossene Lehre/Ausbildung

Veröffentlicht am 04.07.2022

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