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Teamassistent*in

Als einer der größten Arbeitgeber der Region Vorpommern bietet die Universitätsmedizin Greifswald interessante Aufgaben und Tätigkeiten in einem attraktiven Arbeitsumfeld für zahlreiche Berufsgruppen.

Wir suchen Sie!

Die Universitätsmedizin Greifswald erfüllt im Rahmen der Universität Greifswald und im Verbund mit deren anderen Fakultäten die Aufgaben der Medizinischen Fakultät in Forschung und Lehre. Mit 21 Kliniken/Polikliniken, 19 Instituten und weiteren zentralen Einrichtungen nimmt die Universitätsmedizin Greifswald ihre Aufgaben als medizinischer Maximalversorger wahr.

In der Geschäftsstelle des Vorstands der Universitätsmedizin Greifswald – Körperschaft des öffentlichen Rechts – ist ab sofort zu besetzen:

Teamassistent*in

unbefristet in Vollzeit

Ihre Aufgaben:

Sie unterstützen die Leitung der Geschäftsstelle Vorstand und den Chief Digital Officer. Ihre Aufgaben sind:

  • Erledigung aller anfallenden administrativen Aufgaben und Büroorganisation der Geschäftsstelle Vorstand, z. B. schriftliche Korrespondenz, Terminüberwachung und Kalenderführung mit selbstständigen Entscheidungen zur Sicherung des reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäfts
  • Eigenverantwortliche Koordinierung von vorstandsnahen Projekten
  • Selbstständige Planung und Organisation von übergeordneten Veranstaltungen des Vorstands
  • Eigenständiges Umsetzungscontrolling von Vorstandsbeschlüssen sowie Pflegen der Beschlussdatenbank
  • Vor- und Nachbereitung und Organisation von Vorstandssitzungen
  • Aufbereitung und Weitergabe von Informationen an die Vorstandssekretariate, Geschäftsbereiche, Projektleitungen und andere Partner*innen, Führung von interner und externer Kommunikation,
  • Übernahme von Sekretariatsaufgaben für den Chief Digital Officer
  • Übersicht, Pflege und Koordination verschiedener Postfächer und Kalender
  • Weiterentwicklung und kontinuierliche Pflege des elektronischen Dokumentenmanagementsystems
  • Unterstützung bei Rechnungsfreigaben und Bestellungen

Ihr Profil:

Für diese Vertrauensposition suchen wir eine Persönlichkeit, die souverän, überzeugend und mit Überblick die Geschäftsstelle Vorstand organisiert. Ihre fachlichen und persönlichen Fähigkeiten sind:

Ihr fachliches Anforderungsprofil:

  • Abgeschlossene qualifizierte kaufmännische (Büro-)Ausbildung oder vergleichbare Voraussetzungen
  • Erfahrungen in der Führung und Organisation eines leitenden Sekretariats oder im Assistenzbereich sowie mit organisatorischen Aufgaben im Projektumfeld
  • Versierter Umgang mit den MS-Office-Programmen (insbesondere Outlook)
  • Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, Englischkenntnisse wünschenswert
  • Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie hohe Eigeninitiative und Einsatzbereitschaft

Ihr persönliches Anforderungsprofil:

  • Souveränität, Loyalität und Diskretion sowie dienstleistungsorientiertes und proaktives Vorgehen
  • Geschick und Kreativität im Planen und Organisieren
  • Ausgeprägte soziale Kompetenz
  • Sicheres und professionelles Auftreten, exzellente Umgangsformen sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeit
  • Hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Motivation
  • Ein Gespür für die Notwendigkeit von Formalitäten
  • Immunitätsnachweis gegen COVID-19 gem. § 20a Abs. 3 IfSG

Unser Angebot:

  • Eine systematische Einarbeitung in ein vielseitiges Tätigkeitsfeld
  • Fort- und Weiterbildungen
  • Die Entgeltzahlung erfolgt gemäß Entgeltgruppe nach 8 TV-L
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Die Hansestadt Greifswald ist eine innovative Universitätsstadt an der Ostseeküste mit hohem Freizeitwert und vielseitigen Bildungsmöglichkeiten
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist Bestandteil der Personalpolitik: Wir bieten aktive Unterstützung durch unser Familienbüro, z. B. bei der Suche nach Kinderbetreuungsplätzen oder Schulen, und unterstützen unterstützen bei der Suche nach – vorrangig möblierten – Wohnungen und Übergangslösungen

Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an den Leiter der Geschäftsstelle Vorstand, Herrn Martin Gottschall (martin.gottschall@med.uni-greifswald.de, 03834-86-5299)

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen richten Sie bitte per E-Mail (unter Angabe der Ausschreibungskennziffer 22/Zs/61_6000) bis zum 11.09.2022 an:

E-Mail: jobs.unimedizin@med.uni-greifswald.de

Die Universitätsmedizin will die Erhöhung des Frauenanteils dort erreichen, wo Frauen unterrepräsentiert sind. Deshalb sind Bewerbungen von Frauen besonders willkommen und werden bei gleichwertiger Qualifikation vorrangig berücksichtigt, sofern nicht in der Person des Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Unsere Stellen sind grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob dem Umfang der Teilzeitwünsche im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.

Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Bewerbungs-, Vorstellungs- und Übernachtungskosten können nicht übernommen werden.

Universitätsmedizin Greifswald KöR
Fleischmannstraße 8 · 17475 Greifswald
www.medizin.uni-greifswald.de...

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Veröffentlicht am 30.09.2022

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