Assistenz- und Vorzimmerkraft (m/w/d), Kennziffer: 119AE2024

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Assistenz- und Vorzimmerkraft, Kennziffer: 119AE2024 Assistenz- und Vorzimmerkraft, Kennziffer: 119AE2024KopfbereichArbeitFachkaufmann/-frau - BüromanagementAssistenz- und Vorzimmerkraft, Kennziffer: 119AE2024Hanse- und Universitätsstadt Rostock Hauptamt Abteilung PersonalVollzeitRostockab sofortbefristet bis 01.08.2025HeuteStellenbeschreibungVergütung: Die Planstelle ist nach TVöD, Entgeltgruppe 5 bewertet

Assistenz- und Vorzimmerkraft, Kennziffer: 119AE2024

**** Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt o.g. Planstelle befristet für die Dauer von Beschäftigungsverbot, Mutterschutz und Elternzeit voraussichtlich bis August 2025 in Vollzeit (39 Wochenstunden) im Bauamt, Abteilung Bauverwaltung und Wohnungswesen zu besetzen:
Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock liegt direkt an der Ostsee und ist somit für viele nicht nur ein ideales Reiseziel, sondern auch eine Stadt, die Urlaub, Leben und Arbeit miteinander vereint. Rostock hat aber neben seinem maritimen Flair viel zu bieten. Als größte Stadt Mecklenburg-Vorpommerns und als Wirtschaftsstandort mit starken Unternehmen ist sie ein attraktiver Arbeitsort, der zudem sehr familienfreundlich ist.

Ansprechpartnerin: Frau Bärbel Seemann, Tel. 381-1319

Ihre Aufgaben - vielseitig und verantwortungsvoll:
Bearbeiten des Postein- und ausgangs (Sichten und Sortieren des Posteingangs nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, Zuordnen zu den jeweiligen Bereichen, internes Verteilen der Post, versandfertiges Vorbereiten von Postsendungen)
Bearbeiten von Terminanfragen, Koordinieren und Überwachen von Gesprächsterminen, organisatorisches Vor- und Nachbereiten von Besprechungen, Gesprächsterminen, Dienstreisen, Vorbereiten und Zusammenstellen von Unterlagen
Sichten und Priorisieren der E-Mail-Eingänge
Koordinieren und Überwachen von Wiedervorlagen
Fertigen von allgemeinen Schreiben nach Vorgabe bzw. Vorlage, Erstellen von Serienbriefen und Übersichten
Führen von Protokollen
Vorbereiten und Schreiben von Informationsvorlagen, Stellungnahmen und Beschlussvorlagen für die Bürgerschaft im Allgemeinen Informationssystem des Sitzungsdienstes
Organisieren und Erledigen von allgemeinen organisatorischen Verwaltungsaufgaben
Vertretung der Assistenz- und Vorzimmerkraft der Amtsleitung

Ihr Profil - fachkompetent, strukturiert, eigenständig und kommunikativ:

abgeschlossene Ausbildung Kaufleute für Büromanagement oder abgeschlossene Ausbildung zurzum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung mit ähnlicher Ausrichtung (z. B. Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellter oder Justizfachangestellter)
Berufserfahrung im oben genannten Aufgabengebiet
Berufserfahrung in einer Kommunalverwaltung wünschenswert
sehr gute Kenntnisse der DIN 5008 sowie der deutschen Rechtschreibung, sicherer Umgang in Wort und Schrift
umfassende Kenntnisse und sicherer Umgang mit moderner Informationstechnik, insbesondere MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint etc.),
vorteilhaft sind Kenntnisse bei der Anwendung des Dokumentenmanagementsystems d.3
hohe Belastbarkeit und Engagement
freundliches und sicheres Auftreten

Wer sind wir - vielseitig und offen:

Die Abteilung hat drei Sachgebiete und derzeit 16 Mitarbeiter*innen. Wir beschäftigen uns mit der Vorbereitung der Haushaltsplanung für das Bauamt, sind zentrale Ausschreibungsstelle, führen das Baulastenverzeichnis und betreuen das Bauarchiv. Wir bereiten u. a. im Rahmen städtebaulicher Planungen die entsprechenden anspruchsvollen Verträge zur Erschließung und zum Grünausgleich vor. Wir kümmern uns um bedarfsgerechtes und sozial verträgliches Wohnen in unserer Stadt. Die untere Bauaufsichtsbehörde ist die andere Abteilung im Bauamt.

Entgelt: Die Planstelle ist nach TVöD, Entgeltgruppe 5 bewertet

Die Bewerbungsfrist endet am 15. Mai 2024.

Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Zudem bieten wir:

• betriebliches Gesundheitsmanagement
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten
• Leistungsentgelt (§ 18 TVöD-VKA)
• Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
• Jahresurlaub 30 Tage
• betriebliche Altersvorsorge (ATV-K)
• DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30%)
• Standortsicherheit Rostock.

Schwerbehinderte Menschen und deren Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerber*innen, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei
ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.
Bewerber*innen, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für den mitziehenden Partner, Freizeitaktivitäten und vieles mehr.
gez. Dr. Hagen Burgenger
ArbeitsorteKarte anzeigen