Mitarbeiter/in (m/w/d) im Sekretariat des Präsidiums in Teilzeit

Die Technische Hochschule Lübeck ist eine zukunftsorientierte Hochschule, gute Lehre und Forschung sind unser Fundament. Hier studieren, lehren und forschen ca. 5000 Studierende und 130 Professor*innen in vier Fachbereichen, unterstützt von rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Das Profil der TH Lübeck – Technik, Ressourcen, Lebenswelten – beruht auf den fachlichen Schwerpunkten in den Bereichen Technik, Naturwissenschaften, Architektur und Wirtschaft. Mit unserer Expertise und unseren Erfahrungen sind wir in digitaler Lehre, mit internationalen Studienangeboten, sowie in Forschung und Transfer außerordentlich erfolgreich und überregional anerkannt. Hochwertige, praxisorientierte Lehre und anwendungsorientierte Forschung bereiten unsere Studierende bestmöglich auf den Arbeitsmarkt vor. Wenn Sie die Technische Hochschule Lübeck gemeinsam mit uns weiterentwickeln möchten, kommen Sie an den Campus Lübeck, in eine Stadt mit ausgesprochen hoher Lebensqualität!

An der Technischen Hochschule Lübeck ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Mitarbeiter/in (m/w/d) im Sekretariat des Präsidiums
– Kennziffer 0.003 –

unbefristet zu besetzen.

Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der tariflichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 9a Entgeltordnung TV-L.
Die Arbeitszeit beträgt 75 % einer Vollzeitbeschäftigung (derzeit 29,025 Stunden / Woche). Bei Bereitschaft besteht die Möglichkeit, die Arbeitszeit für die Wahrnehmung der administrativen Betreuung des Stiftungsbüros der Stiftung der Technischen Hochschule Lübeck für den Zeitraum bis 31.12.2026 auf eine Vollzeitbeschäftigung (derzeit 38,7 Stunden / Woche) aufzustocken.

Ihre Aufgaben:

• Entlastung des Präsidiums von allen administrativen und organisatorischen Aufgabenstellungen, z.B. Postbearbeitung, interne und externe Korrespondenz, Fristenüberwachung, Terminkoordinierung, Planung und Organisation von Dienstreisen
• Vor- und Nachbereitung für die vom Präsidium definierten Sitzungen, inklusive eigener ergänzender Recherchen, und weiteren Veranlassungen in die Hochschule hinein, teilweise auch Protokollführung
• Erstellung von komplexen Übersichten, Grafiken und Präsentationen
• Übernahme von Sonderaufgaben bei Bedarf
• Kommunikationsschnittstelle für interne und externe Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner (Stakeholder aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft)
• Pflege der Websites des Präsidiums
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen des Präsidiums sowie Raumvorbereitung und Bewirtung
• Übernahme von Vertretungen im Präsidiumssekretariat
• Stiftungsbüro: administrative Abwicklung des Stiftungsbüros in Alleinbearbeitung (Unterstützung des Vergabeausschusses, Sitzungsorganisation, Unterstützung bei der jährlichen Finanzübersicht)

Folgende Qualifikationen zeichnen Sie aus:

• Eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung in der öffentlichen Verwaltung, im kaufmännischen Bereich oder vergleichbar, idealerweise Berufserfahrung in ähnlicher Position
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Sehr gutes Organisationsgeschick mit hohem Verständnis für Prioritätensetzung
• Strukturierte, selbständige und zielorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Serviceorientierung sowie freundliches und sicheres Auftreten
• Teamfähigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Kommunikationsstärke

Wir bieten Ihnen:

• Eine hochinteressante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung in einem campusübergreifenden Umfeld
• Großzügige Gleitzeitregelung und Mobilarbeit
• Vielfältige Möglichkeiten der Arbeitszeitgestaltung zur besseren Work-Life-Balance sind nach Absprache möglich
• Familienfreundlichkeit und Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Vergütung nach Tarif sowie Jahressonderzahlung, 30 Tage Urlaub sowie Altersvorsorge (VBL)
• Förderung Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterbildung und umfangreiche innerbetriebliche Angebote
• Erasmus+ Personalmobilität
• Förderung der mentalen Gesundheit durch EAP (Employee Assistance Programmes)
• Wachsende Angebote durch das betriebliche Gesundheitsmanagement (Vortragsreihen, aktive Mittagspausen etc.)
• Wöchentliche Vitalzeit, Angebote des Hochschulsports und Fitness zum Hochschultarif
• Umliegende Cafeterien und vergünstigte Mensa-Angebote für Hochschulangehörige
• Jobticket der NAH.SH mit Rabattstufe

Für inhaltliche Rückfragen steht Ihnen die Leiterin des Präsidiumssekretariats Miriam Vogt (Tel.: 0451/300-5001), gerne persönlich zur Verfügung.

Flexible Arbeitszeitmodelle sind nach Absprache möglich. Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben. Wir setzen uns für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen ein. Daher werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber/innen.

Die Technische Hochschule Lübeck hat im Juli 2023 zum fünften Mal das Total E-Quality Prädikat verliehen bekommen. Das Prädikat wird an Organisationen verliehen, die in ihrer Personal- und Organisationspolitik erfolgreich Chancengleichheit umsetzen sowie eine Vielzahl von Möglichkeiten bieten, die die Vereinbarkeit von Erwerbstätigkeit und Familienverantwortung unterstützen.

Die Hochschule ist bestrebt, ein Gleichgewicht zwischen weiblichen und männlichen Beschäftigten zu erreichen. Frauen werden bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt, sofern sie im betroffenen Bereich unterrepräsentiert sind.

Auf die Vorlage von Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich. Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 31.05.2024 direkt über unser Online-Bewerbungsportal.

Technische Hochschule Lübeck
Abteilung I Personal
Kennziffer 0.003
Mönkhofer Weg 239
23562 Lübeck