Team-Mitglied für Workshop- und Veranstaltungskoordination (m/w/d)

Das Max-Planck-Institut für Evolutions­biologie in Plön (Schleswig‑Holstein) ist eines von 84 Instituten der Max-Planck Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. und eine international führende Einrichtung für die Grundlagen­forschung auf dem Gebiet der Evolutions­biologie. Mit rund 200 Beschäftigten aus über 30 Nationen umfasst das Institut zurzeit zwei Abteilungen, zahlreiche selbständige Forschungs­gruppen sowie zentrale Service­einheiten. Die Spannbreite der Forschungs­arbeiten beinhaltet ökologische, organismische, molekulare und theoretische Ansätze.

Zur Verstärkung unseres Teams Instituts­koordination suchen wir zum nächstmöglichen Termin ein

Team-Mitglied für Workshop- und Veranstaltungs­koordination (m/w/d)
Stellenausschreibung Nr. 08-2025

unbefristet und in Vollzeit (Teilzeit ist möglich, mind. 50 %).

Ihre Aufgaben

Sie bereiten die Veranstaltungen unseres internationalen wissenschaftlichen Workshop-Programms für die ausrichtenden Wissenschaftler*innen vor und nach und organisieren die Durchführung inkl. der Budget-Kontrolle. Die Veranstaltungen mit wissenschaftlichem Fokus werden von internen und externen Forschenden besucht, können ein- oder mehrtägig sein und eine Größe von bis zu 100 Teilnehmenden haben.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• die Einladung, Reiseorganisation und Vor-Ort-Betreuung von Referent*innen (zusammen mit unseren Abteilungs­assistentinnen)
• die Kommunikation in englischer und deutscher Sprache mit Wissenschaftler*innen aus der ganzen Welt
• das Einholen von Angeboten unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen (z. B. Catering, Unterkünfte)
• die Organisation von Forschungs­aufenthalten internationaler Wissenschaftler*innen an unserem Institut
• die Erfüllung der Anforderungen der Wissenschaftler*innen unter Beachtung der relevanten Rechtsvorschriften (z. B. Bewirtung, Reisekosten)
• die Beratung und Unterstützung bei Veranstaltungen außerhalb des wissenschaftlichen Programms
• ein softwaregestütztes Veranstaltungs­management
• die Koordination von Kommunikations­materialien in Absprache mit PR & Öffentlichkeitsarbeit
• die Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Organisation von Veranstaltungs­konzepten
• die Zusammenarbeit mit hausinternen Schnittstellen wie Kommunikation, Verwaltung, Abteilungs­assistenzen
• weitere Aufgaben können je nach Bedarf und Auslastung dazukommen
• in Ausnahmefällen, bedingt durch Veranstaltungs­zeiten, Arbeit am späten Abend und/oder am Wochenende.

Bei der Durchführung der wissenschaftlichen Workshops werden Sie von einer Mitarbeiterin unterstützt. Ihre Stelle gehört zum Team Instituts­koordination.

Ihr Profil

• abgeschlossene Ausbildung und/oder Studium im Bereich Veranstaltungs- bzw. Eventmanagement
• einschlägige Berufserfahrung vorzugsweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
• hohe Serviceorientierung, ausgeprägtes Organisationstalent und sehr gute Kommunikations­kompetenz
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung mit den für die Tätigkeit relevanten rechtlichen Regularien
• gute PC-Kenntnisse in den erforderlichen Bereichen (insbes. Microsoft Office, Indico oder vergleichbares Online-Tool zum Veranstaltungs­management)
• hohe interkulturelle Kompetenz
• sehr gutes Selbstmanagement und die Fähigkeit zu eigenständigem und eigenverantwortlichem Arbeiten
• große Begeisterung an der Arbeit in einem internationalen Umfeld
• Bereitschaft zur Koordination von und Erreichbarkeit als
  Ansprechperson bei den Veranstaltungen auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten
• Managementkompetenz auf der einen Seite, aber auch den Willen und die Fähigkeit, selbst mit anzupacken (bspw. Auf- und Abbau in der Location)
• Berechtigung, in Deutschland einer Beschäftigung nachgehen zu können.

Unser Angebot

• ein spannendes interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeld
• flexible Arbeitszeit (Gleitzeit) sowie die Möglichkeit, anteilig mobil zu arbeiten
• eine Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) bis zur Entgeltstufe E 9b
• Sozialleistungen in Anlehnung an die Regelungen des öffentlichen Dienstes, einschließlich Jahres­sonderzahlung, zusätzliche Alters­versorgung sowie eines vergünstigten Deutschlandjobtickets.
• Weiterbildungsmöglichkeiten und ein familien­freundliches Umfeld.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen  schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Darüber hinaus strebt die Max-Planck-Gesellschaft nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb  ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung bis zum 31.05.2025 per E‑Mail mit Klick auf den Bewerben-Button als zusammengefasste PDF‑Datei.

Auf die Vorlage von Lichtbildern/​Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, hiervon abzusehen.

Max-Planck-Institut für Evolutionsbiologie (Verwaltung)
August-Thienemann-Str. 2
24306 Plön

www.evolbio.mpg.de